Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was aktuell gilt, was geplant ist und was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Die Arbeitszeiterfassung sorgt in vielen Unternehmen noch immer für Unsicherheit. Häufig wird angenommen, dass die Arbeitszeit noch nicht für alle Arbeitnehmer erfasst werden muss. Diese Annahme ist unzutreffend. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (fast) aller Arbeitnehmer besteht bereits heute.
Für Arbeitgeber stellt sich daher nicht die Frage, ob Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Entscheidend ist vielmehr, wie dies rechtssicher umgesetzt wird.

Aktuelle Rechtslage: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (fast) aller Arbeitnehmer besteht bereits heute

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21, steht fest, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit fast aller ihrer Arbeitnehmer tatsächlich zu erfassen. Dies folgt nach Ansicht des BAG zwar nicht aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), in dem die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmer noch nicht geregelt ist, bei unionsrechtskonformer Auslegung allerdings aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitschutzgesetzes (ArbSchG).

Dem vorausgegangen war die EuGH-Entscheidung zur Arbeitszeiterfassung vom 14.05.2019, Az. C-55/18, aus der sich die Verpflichtung ergibt, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Mit der Entscheidung des BAG steht nunmehr fest, dass sich genau dies bereits aus dem ArbSchG ergibt und der Arbeitgeber durch ein Arbeitszeiterfassungsystem sicherstellen muss, dass die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer auch tatsächlich dokumentiert werden.

Arbeitgeber müssen also gewährleisten, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten (10 Stunden Nettoarbeitszeit täglich) und Ruhezeiten (11 Stunden zwischen den einzelnen täglichen  Arbeitsperioden) eingehalten werden.

Das bedeutet in der Praxis:

Es ist ein Arbeitszeiterfassungssystem vorzuhalten, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit tatsächlich und nachvollziehbar festgehalten werden.

Welche Anforderungen die Arbeitszeiterfassung erfüllen muss

Derzeit schreibt das Gesetz noch nicht konkret vor, wie die Arbeitszeiterfassung ausgestaltet sein muss. Es besteht daher ein gewisser Gestaltungsspielraum.

Entscheidend ist jedoch, dass das System:

• vollständig ist,
• verlässlich funktioniert und
• jederzeit überprüfbar ist.

Die Erfassung selbst kann auf Arbeitnehmer übertragen werden. Die Verantwortung verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.

In der Praxis genügt es nicht, lediglich die Gesamtstunden zu dokumentieren. Erforderlich ist die Erfassung von:

• Arbeitsbeginn,
• Arbeitsende und
• der Dauer der Nettoarbeitszeit.

Was gilt rechtlich als Arbeitszeit?

Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Maßgeblich ist jede Tätigkeit, die vom Arbeitgeber verlangt wird oder betrieblich veranlasst ist.

Dazu zählen etwa auch:

• Tätigkeiten im Homeoffice,
• unter Umständen Dienstreisezeiten und
• die Wahrnehmung sonstiger betrieblicher Aufgaben außerhalb des Betriebs.

Nicht zur Arbeitszeit gehören Pausen oder Zeiten ohne Arbeitsbezug, wie etwa die Rufbereitschaft.

Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen oder unterschiedlichen Arbeitszeiten entstehen häufig Abgrenzungsfragen, die klar geregelt werden sollten.

Warum das heutige Arbeitszeitgesetz an seine Grenzen stößt

Das bestehende Arbeitszeitgesetz orientiert sich an klassischen Arbeitsmodellen. Die heutige Arbeitsrealität ist jedoch deutlich flexibler.

Homeoffice, mobile Arbeit, Teilzeitmodelle und flexible Arbeitszeitmodelle prägen zunehmend den Arbeitsalltag. Gerade auch bei Teilzeitkräften, häufig mit familiären Verpflichtungen, passt das starre System oft nicht zur tatsächlichen Arbeitsorganisation.

Dies führt dazu, dass in der Praxis häufig Arbeitszeiten erbracht werden, die gegen die gesetzlichen Vorgaben des ArbZG vertoßen.

Geplante Änderungen zur Arbeitszeiterfassung

Die Bundesregierung plant eine Reform des Arbeitszeitrechts. Der Koalitionsvertrag sieht die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Arbeitszeiterfassung vor. Diskutiert wird zudem, statt der täglichen Höchstarbeitszeit auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit umzustellen.

Zugleich wird eine unbürokratische Umsetzung angekündigt. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind Übergangsregelungen vorgesehen.

Ein zentraler Punkt ist, dass die Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich bleiben soll. Gemeint ist damit aber nicht der Fall, dass es keinerlei Vorgaben zur Arbeitszeit geben soll, vielmehr soll es weiterhin möglich sein, dem Arbeitnehmer zu erlauben, selbst die Lage und den Umfang der täglichen Arbeitszeit zu bestimmen – dies allerdings nur im dann geltenden rechtlichen Rahmen, also unter Beachtung von Höchstarbeits-, Pausen- und Ruhezeiten.

Wie dies im Einzelnen umgesetzt werden soll, bleibt abzuwarten.

Für wen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt

Grundsätzlich sind nahezu alle Arbeitnehmer von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfasst.

Dies betrifft:

• Vollzeitbeschäftigte,
• Teilzeitbeschäftigte und auch
• geringfügig Beschäftigte.

Leitende Angestellte können der Arbeitszeiterfassung nicht unterfallen.

Die Abgrenzung richtet sich nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Leitende Angestellte im Sinn des BetrVG sind insbesondere solche Führungskräfte, die eigenständig Personal einstellen oder entlassen können, über umfassende Vertretungsmacht verfügen oder maßgeblichen Einfluss auf unternehmerische Entscheidungen haben. Diese Voraussetzungen sind eng auszulegen. Nicht jede Führungskraft fällt unter diese Kategorie. Fällt sie aber darunter, entfällt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. 

Geschäftsführer sind keine Arbeitnehmer. Das ArbZG findet auf sie keine Anwendung. Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht daher für sie nicht.

Risiken und Bußgelder bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassung

Bußgelder drohen derzeit nur bei Verstößen gegen die ausdrücklich geregelte Aufzeichnungspflicht des ArbZG von Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG sowie bei Missachtung behördlicher Anordnungen zur Arbeitszeiterfassung nach dem ArbSchG. Solche Anordnungen können dann erlassen werden, wenn in einem Unternehmen keine Arbeitszeiterfassung erfolgt.

Es darf davon ausgegangen werden, dass im Rahmen der Neufassung des ArbZG weitere Bußgeldtatbestände eingeführt werden.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Arbeitszeiterfassung

Besteht ein Betriebsrat, ist dieser einzubeziehen.

Ein Initiativrecht zur Einführung eines Arbeitszeitsyystems besteht nicht. Allerdings hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung.

Dies betrifft insbesondere:

• die Art des Systems,
• die praktische Anwendung und
• die Kontrolle der Arbeitszeit.

Fazit: Handlungsbedarf für Arbeitgeber bei der Arbeitszeiterfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute für fast alle Arbeitnehmer. Die geplante Gesetzesänderung wird vor allem die Ausgestaltung konkretisieren.

Für Arbeitgeber bedeutet dies bereits jetzt, frühzeitig geeignete Systeme zu implementieren und bestehende Prozesse anzupassen. Wer abwartet, riskiert rechtliche Nachteile. Entscheidend ist, die bestehenden Anforderungen bereits jetzt vollständig umzusetzen.

Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen oder komplexen Strukturen empfiehlt sich eine rechtliche Überprüfung der bestehenden Prozesse. Wir unterstützen Sie dabei, die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxistauglich umzusetzen.