Befristete Arbeitsverträge: Wann sind sie wirksam, wann nicht und was könnte sich ändern?

Befristete Arbeitsverträge gehören heute für viele Arbeitgeber zum Alltag. Sie werden eingesetzt, um vorübergehenden Personalbedarf abzudecken, Vertretungen zu organisieren, neue Beschäftigte zu erproben oder wirtschaftliche Unsicherheiten abzufedern. Gerade für Arbeitgeber stellen sie daher ein wichtiges Instrument der Personalplanung dar. Für Arbeitnehmer bedeuten sie hingegen häufig Unsicherheit, weil von Anfang an feststeht, dass das Arbeitsverhältnis nur für eine bestimmte Zeit oder bis zu einem bestimmten Zweck bestehen soll.

Gerade deshalb stellt das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) klare Anforderungen an die Wirksamkeit einer Befristung. Werden diese Anforderungen nicht eingehalten, endet auch das Arbeitsverhältnis nicht automatisch zum vorgesehenen Zeitpunkt. Stattdessen kann aus einem eigentlich befristeten Arbeitsvertrag ein unbefristetes Arbeitsverhältnis werden.

Unter Berücksichtigung der aktuellen Reformpläne der Bundesregierung gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung. Nach den bislang bekannten Plänen soll die sachgrundlose Befristung nämlich deutlich ausgeweitet werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher wissen, was aktuell gilt, welche Fehler häufig passieren und was sich künftig ändern könnte.

Was gilt aktuell für befristete Arbeitsverträge?

Ein Arbeitsvertrag kann befristet werden, wenn entweder ein sachlicher Grund für die Befristung vorliegt oder die gesetzlichen Voraussetzungen für eine sachgrundlose Befristung erfüllt sind. Die zentrale Vorschrift hierfür ist § 14 TzBfG. Das Ziel der Vorschrift ist es zu verhindern, dass Arbeitgeber durch befristete Verträge dauerhaft den Kündigungsschutz umgehen können.

Sachgrundlose Befristung und typische Entfristungsfallen

Die sachgrundlose Befristung ist grundsätzlich bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren zulässig. Innerhalb dieses Zeitraums darf der Vertrag höchstens dreimal verlängert werden. Die Voraussetzung hierfür ist aber, dass mit demselben Arbeitgeber zuvor kein Arbeitsverhältnis bestanden hat.

Gerade dieses Vorbeschäftigungsverbot ist eine häufige Entfristungsfalle. War der Arbeitnehmer nämlich früher schon einmal bei demselben Arbeitgeber beschäftigt, ist eine sachgrundlose Befristung regelmäßig nicht zulässig. Das gilt grundsätzlich auch dann, wenn dieses frühere Arbeitsverhältnis länger zurückliegt. Ausnahmen hiervon kommen nur in Sonderfällen in Betracht, etwa wenn jemand vor vielen Jahren nur kurz als Aushilfe beschäftigt war und nun für eine völlig andere Tätigkeit eingestellt wird. Arbeitgeber sollten sich darauf jedoch nicht ohne rechtliche Prüfung verlassen.

Auch Verlängerungen müssen sorgfältig gestaltet werden. Eine Verlängerung liegt nämlich nur dann vor, wenn lediglich das Vertragsende hinausgeschoben wird. Werden zugleich andere Vertragsbedingungen geändert, etwa Vergütung, Arbeitszeit oder Tätigkeit, kann rechtlich ein gänzlich neuer Vertrag entstehen. Dies ist insoweit problematisch, da eine neue sachgrundlose Befristung unzulässig ist, wenn zuvor bereits ein Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bestand.

Befristung mit Sachgrund nach § 14 TzBfG

Liegt ein sachlicher Grund vor, kann ein Arbeitsvertrag ebenfalls befristet werden. § 14 Abs. 1 TzBfG nennt hierfür typische Fälle. Dazu gehört insbesondere ein nur vorübergehender betrieblicher Bedarf, die Vertretung eines anderen Arbeitnehmers, die Befristung zur Erprobung, Gründe in der Person des Arbeitnehmers oder eine Befristung im Anschluss an Ausbildung oder Studium.

Besonders häufig ist die Vertretungsbefristung, etwa bei Elternzeit, Krankheit, Mutterschutz oder Pflegezeit. Ebenfalls praxisrelevant ist der vorübergehende Mehrbedarf, zum Beispiel bei einem zeitlich begrenzten Projekt. In solchen Fällen muss aber bereits bei Vertragsschluss nachvollziehbar erwartet werden können, dass nach Ende der Befristung kein dauerhafter Beschäftigungsbedarf mehr besteht. Eine bloße wirtschaftliche Unsicherheit reicht dafür nicht aus.

Der Sachgrund sollte daher nicht nur pauschal behauptet, sondern sauber dokumentiert werden. Im Streitfall muss der Arbeitgeber darlegen können, weshalb die Befristung gerade zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gerechtfertigt war.

Schriftform, Kündigung und Entfristungsklage bei befristeten Arbeitsverträgen

Für die Befristung gilt das Schriftformerfordernis. Die Befristungsabrede muss also vor Beginn des Arbeitsverhältnisses von beiden Seiten unterzeichnet sein. Eine einfache E-Mail oder eine mündliche Absprache reicht hierfür nicht aus.

Wird die Schriftform nicht eingehalten, ist zwar nicht der gesamte Arbeitsvertrag unwirksam. Unwirksam ist aber die Befristung und das Arbeitsverhältnis gilt dann als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass der unterschriebene befristete Arbeitsvertrag vor Arbeitsbeginn vollständig vorliegt.

Befristete Arbeitsverträge enden grundsätzlich mit dem Ablauf der vereinbarten Zeit. Bei einer Zweckbefristung endet das Arbeitsverhältnis mit Erreichen des vereinbarten Zwecks, allerdings frühestens zwei Wochen nachdem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer schriftlich über die Zweckerreichung informiert hat.

Eine ordentliche Kündigung während der Befristung ist nur möglich, wenn dies im Arbeitsvertrag oder in einem anwendbaren Tarifvertrag vereinbart wurde. Fehlt eine solche Regelung, endet das Arbeitsverhältnis grundsätzlich erst mit dem Ablauf der Befristung. Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hingegen immer möglich.

Ist eine Befristung unwirksam, gilt der Arbeitsvertrag als unbefristet. Arbeitnehmer müssen dies allerdings rechtzeitig geltend machen. Dies erfolgt im Rahmen der sogenannten „Entfristungsklage“, welche grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrags beim Arbeitsgericht erhoben werden muss.

Geplante Reform der sachgrundlosen Befristung

Nach den aktuellen Reformplänen der Bundesregierung soll die sachgrundlose Befristung deutlich ausgeweitet werden. Für Arbeitnehmer, die bis Ende 2030 eingestellt werden, sollen sachgrundlose Befristungen bis zu 48 Monate möglich sein. Außerdem sollen bis zu sechs Verlängerungen zulässig werden. Aktuell sind grundsätzlich nur zwei Jahre und höchstens drei Verlängerungen erlaubt.

Die geplante Reform würde Arbeitgebern mehr Spielraum bei der befristeten Personalplanung geben. Dadurch könnten sie Beschäftigte länger sachgrundlos befristet einsetzen, Personalbedarf über einen längeren Zeitraum beobachten und bei unsicherer Auftragslage vorsichtiger einstellen. Gerade junge oder expandierende Unternehmen könnten hiervon profitieren.

Diese Möglichkeit für Arbeitgeber kann sich auch als Vorteil für die Arbeitnehmerschaft auswirken. Denn die Bereitschaft des einzelnen Arbeitgebers, gerade auch Berufseinsteiger unter einer längeren Befristungsmöglichkeit einzustellen, könnte sich nach Maßgabe der neuen Befristungsmöglichkeiten steigern.

Wichtig anzumerken ist aber, dass solange die Reform noch nicht beschlossen und in Kraft getreten ist, das aktuelle Recht weiterhin gilt. Arbeitgeber sollten daher nicht vorschnell mit den geplanten 48 Monaten kalkulieren.

Fazit: Befristete Arbeitsverträge rechtssicher gestalten

Befristete Arbeitsverträge bleiben ein wichtiges, aber fehleranfälliges Instrument.

Ohne Sachgrund ist eine Befristung grundsätzlich höchstens für zwei Jahre zulässig und darf innerhalb dieses Zeitraums höchstens dreimal verlängert werden. Mit Sachgrund sind längere Befristungen möglich, wenn der Sachgrund tatsächlich besteht und die Befristung ordnungsgemäß vereinbart wurde.

Die geplante Reform der Bundesregierung könnte die sachgrundlose Befristung deutlich ausweiten, jedoch ist diese noch nicht endgültig beschlossen. Bis zur gesetzlichen Umsetzung bleibt es daher beim geltenden Recht.

Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Gestaltung befristeter Arbeitsverträge und bei der Prüfung, ob eine Befristung wirksam ist oder ein unbefristetes Arbeitsverhältnis besteht.