Haftung des Geschäftsführers bei Personalfehlern: Wann droht persönliche Verantwortung?

Wenn Lohnabrechnungen fehlerhaft sind, Fristen übersehen werden oder Beschwerden von Beschäftigten unbeachtet bleiben, können daraus erhebliche Kosten für ein Unternehmen entstehen. Für Geschäftsführer stellt sich dann die Frage, ob auch sie persönlich einstehen müssen, obwohl die Personalabteilung oder andere Führungskräfte zuständig waren.

Um Haftungsrisiken zu verringern, ist es umso wichtiger, Aufgaben verlässlich zu verteilen und ihre Erledigung angemessen zu kontrollieren.

Wann aus Personalfehlern ein Haftungsrisiko für Geschäftsführer wird

Arbeitgeberin ist bei einer GmbH grundsätzlich die Gesellschaft, sodass sich Ansprüche der Beschäftigten zunächst gegen sie richten. Verletzt ein Geschäftsführer jedoch schuldhaft seine eigenen Pflichten und entsteht der Gesellschaft dadurch ein Schaden, kann diese ihn nach § 43 Abs. 2 GmbHG auf Ersatz in Anspruch nehmen. Entscheidend ist daher, ob sich ihm beispielsweise eine unzureichende Organisation oder Überwachung vorwerfen lässt.

Ein unmittelbarer Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Geschäftsführer setzt dagegen einen besonderen Haftungsgrund voraus. So hat das Bundesarbeitsgericht beispielsweise klargestellt, dass allein die bußgeldrechtliche Verantwortung für einen Mindestlohnverstoß noch keine persönliche Schadensersatzpflicht gegenüber dem Arbeitnehmer begründet. (BAG, Urteil vom 30. März 2023, 8 AZR 120/22)

Aufgaben übertragen, Verantwortung wahrnehmen

Geschäftsführer müssen weder jede Abrechnung selbst prüfen noch sämtliche Personalentscheidungen persönlich vorbereiten. Sie dürfen Aufgaben delegieren, müssen dabei aber dafür sorgen, dass diese zuverlässig erledigt werden. Drei Bereiche sind besonders wichtig:

• Organisation: Es muss eindeutig geregelt sein, wer etwa Vertragsentwürfe prüft, Fristen überwacht oder Beitragszahlungen veranlasst. Fehlen klare Zuständigkeiten, Vertretungsregelungen oder geeignete Informationswege, kann darin ein Organisationsverschulden liegen, durch das Fehler begünstigt werden.
• Auswahl: Wer Personalaufgaben übernimmt, muss dafür fachlich und persönlich geeignet sein. Ein Auswahlverschulden kommt insbesondere in Betracht, wenn anspruchsvolle Aufgaben erkennbar ungeeigneten Personen übertragen werden, ohne für ausreichende Unterstützung oder Qualifizierung zu sorgen.
• Überwachung: Die Geschäftsführung muss sich in angemessenem Umfang davon überzeugen, dass die vereinbarten Abläufe funktionieren. Dafür kommen nachvollziehbare Berichte, gezielte Nachfragen und risikogerechte Stichproben in Betracht, wobei Umfang und Häufigkeit der Kontrollen von den betrieblichen Verhältnissen abhängen.

Auch eine Ressortverteilung zwischen mehreren Geschäftsführern beseitigt die Verantwortung nicht vollständig. Der Bundesgerichtshof verlangt eine klare Aufgabenabgrenzung und geeignete Verantwortliche, während Kontrollpflichten fortbestehen. Eine schriftliche Dokumentation erleichtert es, die Zuständigkeiten und ihre tatsächliche Wahrnehmung später nachzuweisen.

Bei Warnsignalen müssen Geschäftsführer handeln

Problematisch wird es vor allem dann, wenn Hinweise auf Fehler vorliegen und trotzdem alles unverändert weiterläuft. Beschweren sich Beschäftigte beispielsweise wiederholt über falsche Abrechnungen, sollte die Geschäftsführung die Ursache klären lassen und überprüfen, ob die Korrektur tatsächlich erfolgt.

Der bloße Verweis auf die zuständige Personalabteilung reicht bei erkennbaren Problemen nicht aus. Je deutlicher die Warnsignale werden, desto intensiver müssen Geschäftsführer nachfragen, kontrollieren und erforderlichenfalls eingreifen. Das gilt besonders bei Zahlungsrückständen oder einer angespannten Liquiditätslage. (BGH, Urteil vom 15. Oktober 1996, VI ZR 319/95)

Haftungsrisiko Sozialversicherungsbeiträge für Geschäftsführer

Bei nicht abgeführten Arbeitnehmerbeiträgen zur Sozialversicherung können neben einer Strafbarkeit nach § 266a StGB auch persönliche Schadensersatzansprüche der Einzugsstelle gegen den Geschäftsführer entstehen. Die Übertragung der Abrechnung und Zahlung auf andere Personen bietet deshalb keinen vollständigen Schutz.

Allerdings führt nicht jeder Abrechnungsfehler zu dieser Haftung, denn dafür müssen auch die persönlichen Voraussetzungen des Straftatbestands einschließlich des erforderlichen Vorsatzes vorliegen. Eine lediglich fahrlässige Fehlbearbeitung genügt hierfür nicht, auch wenn dann andere Haftungsfolgen in Betracht kommen können.

Fazit: Geschäftsführerhaftung durch klare Organisation vermeiden

Eine gut organisierte Personalarbeit schützt zugleich das Unternehmen und seine Geschäftsführung. Wer klare Zuständigkeiten schafft, geeignete Mitarbeiter einsetzt und Kontrollen dokumentiert, kann seine Haftungsrisiken damit deutlich verringern. Sobald sich Fehler häufen oder andere Warnsignale auftreten, sollten die Abläufe aber überprüft und rechtliche Zweifelsfragen frühzeitig geklärt werden.

Sollten Sie als Unternehmen oder Geschäftsführer Fehler und Risikoquellen im Personalwesen feststellen oder werden Sie aufgrund fehlerhafter Personalarbeit von Insolvenzverwaltern, Arbeitnehmern oder Institutionen in Anspruch genommen, unterstützen wir von advolon Rechtsanwälte Sie bei der Prüfung und Abwehr möglicher Ansprüche.